Spring til indhold

Retningslinjer for rådgivningsadfærd og etik i Advice

Advices styrke er, at vi kan integrere kommunikationsdiscipliner og skabe sammenhængende løsninger for kunder med komplekse muligheder og udfordringer. Vores ambition er at hjælpe vores kunder til succes ved at understøtte og bidrage til et åbent og demokratisk samfund og marked, hvor det at yde et positivt bidrag til kunder, brugere, interessenter og samfund er i højsædet – også når det gælder kommunikation. 

Med så stor alsidighed og ambition er det nødvendigt, at vores forretning ledes på klare og indarbejdede retningslinjerså vi sikrer, at al vores rådgivning lever op til de højeste etiske standarder.  

Advice’s retningslinjer for rådgivningsadfærd og etik udbygger de etiske kodekser og principper, vi allerede er underlagt hos vores brancheorganisationerRetningslinjerne er samlet i fem temaer:  

1. Åbenhed

Vi lever i et hypermedieret samfund, hvor mængden af indhold, kanaler og platforme hele tiden vokser og bliver sværere at navigere i. Derfor er åbenhed og formidling af korrekt og dækkende viden forudsætningen for tilliden mellem vores kunder og deres interessenter, brugere og kunder. Vi sikrer derfor altid i vores kundearbejde, at alle ved, hvem vi repræsenterer, og at de kan stole på det indhold, vi viderebringer.

  • Vi oplyser altid aktivt og uopfordret, hvilken opdragsgiver vi arbejder for, når der tages kontakt til medier og interessenter.
  • Vi gør vores yderste for at kontrollere, at den viden, vi videreformidler i vores løsninger, er pålidelig og retvisende. Vi gør en aktiv indsats for, at al viden let kan faktatjekkes, så modtagerne selv kan vurdere materialet.
  • I vores arbejde med opgaver med et forretningskritisk indhold skal kunderne kunne regne med vores fortrolighed, og der kan yderligere være behov for, at opgaven ikke er kendt uden for et snævert team hos Advice og kunden. Det er vigtigt, at årsagen til diskretionen er legitim, fx som følge af personforhold, produktlanceringer eller afgørende forandringer. Her gælder, at vores metoder og løsninger principielt til enhver tid skal kunne forklares og forsvares offentligt. Krav om fortrolighed internt mellem medarbejdere må aldrig forhindre direktionen adgang til at kende opgavens indhold.
  • Det adfærdsdesign, vi udvikler særligt i digitale løsninger og kampagner, skal give modtageren mulighed for at træffe et oplyst valg.

2. Habilitet 

Vi lever af at sælge vores erfaring fra de brancher, vi rådgiver inden for, men relationerne til tidligere og nuværende kunder kan blive så omfattende, at der opstår tvivl om vores habilitet og evne til alene at repræsentere den enkelte kunde. I sådanne situationer vil vi enten afstå fra at repræsentere den ene part eller tage kunden med på råd om, under hvilke rammer Advice eventuelt kan arbejde for andre inden for samme marked eller agenda.

  • Advice kan ikke samtidig repræsentere to direkte modsatrettede interesser i en sag eller på et marked. Ved direkte modsatrettede interesser forstår vi aktører eller virksomheder, der kæmper på hver sin side i den samme sag eller konkurrerer på samme produktområde om identiske kunder.
  • Den eneste undtagelse til dette princip er, hvis det på forhånd er udtrykkeligt accepteret og dokumenteret over for begge kunder, hvordan dette håndteres. Arbejdet vil i givet fald finde sted i helt adskilte teams.
  • Reglen om modsatrettede interesser gælder også historisk, således at aktuel forretningskritisk viden, der er opnået ved at rådgive én kunde, ikke tilflyder en anden, konkurrerende kunde.​
  • Vi tager ansvar for løbende at vurdere, om habiliteten er opretholdt. Hvis habiliteten kan drages i tvivl, vil vi selv aktivt tage kontakt til de kunder, det drejer sig om, og udrede, hvilke justeringer vi ønsker at foretage.
  • Advice ønsker at yde den bedste rådgivning til vores kunder, hvorfor medarbejdere på den enkelte sag såvel fagligt som personligt skal kunne repræsentere kunden uden forbehold. Det indebærer, at man som medarbejder kan og skal sige nej til at arbejde for en kunde/sag, man ikke kan stå inde for.
  • Ved løbende at monitorere sikkerhed, udvikle vores systemer og uddanne vores medarbejdere gør vi det yderste for at beskytte kunde- og persondata, så vi minimerer risikoen for nedbrud, læk og hacking.
  • Vi må ikke give beslutningstagere personlige økonomiske incitamenter for at fremme en sag eller træffe en bestemt beslutning.
  • Modtagelse af gaver eller fordele fra leverandører, kunder eller andre ud over en bagatelgrænse på 500 kr. kræver forudgående accept fra vores Risk Manager.

3. Kendskab til love og regler

I vores fag er det vigtigt at kende til reglerne for markedsføring, interessevaretagelse, offentlighedslovgivning mv., ligesom der kan være detaillovgivning, som vi skal sætte os ind i og overholde for at yde sikker og kompetent rådgivning. Som virksomhed har vi ansvar for at uddanne vores medarbejdere i reglerne, ligesom den enkelte har et ansvar for at sige fra, hvis der er mistanke om, at reglerne brydes, og over for kunderne eksplicitere, hvilken lovgivning Advice har kendskab til, og hvilken vi ikke har:

  • Vi har pligt til at orientere os om regler og lovgivning, der berører vores faglige felt. Det gælder for eksempel generelle regler inden for lobbyisme, presse, markedsføring og persondata.
  • I forhold til specifikke regler og detaillovgivning på kundens felt har Advice pligt til at tage initiativ til sammen med kunden at afdække, hvilke forhold der har betydning for udførelsen af vores arbejde for kunden. Hvis specifik lovgivning har betydning for opgavens løsning, skal det aftales eksplicit, hvem der har ansvaret for at tjekke om vores leverancer og rådgivning overholder reglerne.
  • Enhver medarbejder, som bliver i tvivl om lovgivning eller etik i en konkret sag, skal rejse dette over for sin leder. Eventuelle etiske dilemmaer skal forelægges for vores Risk Manager. Medarbejdere såvel som kunder, der ønsker anonymitet, kan benytte vores whistleblowerordning til at rapportere etiske og andre problemstillinger.
  • Bliver vi bekendt med, at kunden overtræder gældende lovgivning, skal dette drøftes med Advices direktion, og henvendelse rettes til kunden med henblik på, at forholdet gøres lovligt eller anmeldes til de relevante myndigheder.

4. God rådgivningsskik

Vores medarbejdere skal leve op til god rådgivningsskik, være åbne om risici og holde en saglig tone, så vi til enhver tid fremstår som professionelle over for vores kunder:

  • Advices medarbejdere skal benytte en professionel tone internt, i samarbejdet med kunden og over for eksterne interessenter. Det gælder fx altid om at kunne se sagen fra flere vinkler og bevare et nøgternt, eksternt blik på opgaven.
  • Alt hvad vi skriver – også i den interne proceskommunikation – skal kunne tåle at blive læst af udenforstående, uden at det bliver misfortolket eller misforstået. Vi afstår fra fordomsfulde og usaglige kommentarer.
  • Vi holder, hvad vi lover, og vi siger fra, når vi bliver udfordret på deadlines og faglige løsninger, som vi ikke kan stå på mål for. Vi insisterer på at rådgive kunden både ærligt og respektfuldt, så kunden ikke er tvivl om vores professionelle råd.
  • Vi ønsker at blive opfattet som holdspillere, der skaber et fælles ejerskab i opgaverne. Vi anerkender andre mennesker for deres resultater og giver direkte feedback på såvel gode som mindre gode præstationer.
  • Vi ønsker at fremstå som et forbillede for vores branche i forhold til vores adfærd, som vi ønsker skal opfattes professionel, saglig og ordentlig. Vi omtaler vores kollegaer i branchen loyalt, og som vi ønsker, at de skal omtale os.
  • Vi arbejder ikke efter no cure, no pay-principper, der kan rokke vores uafhængighed eller vores principper for god rådgivningsadfærd eller etik.
  • Vi bruger kun undtagelsesvis resultataflønning. Hvis resultataflønning repræsenterer en værdi ud over 10% af projektsummen skal det godkendes af Risk Manager.
  • For at undgå suboptimering eller risiko for at enkelte medarbejdere går på kompromis med de etiske retningslinjer, modtager ingen medarbejdere i Advice individuel resultataflønning baseret på salg eller omsætning.
  • Vi påtager os aldrig en opgave, vi ikke mener, vi er fagligt kompetente til at kunne udføre. I så fald henviser vi til en anden leverandør.

5. Interne procedurer

Til at sikre overholdelsen af ovenstående retningslinjer har vi indført en række interne procedurer:

  • Advices ledelse er ansvarlig for, at medarbejderne kender og anvender retningslinjerne. Det sikres gennem løbende træningsforløb i principper, dilemmaøvelser samt kvalitetssikring af medarbejdernes arbejde og løbende, åben dialog.
  • Nye medarbejdere skal inden for det første halvår efter deres ansættelse trænes i at bruge principperne aktivt i dagligdagen.
  • Alle nye kundeforhold skal gennemgå en vurdering af etik, risici og habilitet efter en fast procedure, og denne vurdering skal dokumenteres skriftligt. Alle eksisterende kunder vurderes minimum en gang hvert andet år. Det er den kundeansvarlige medarbejders pligt at gentage vurderingen, hvis kundeforholdet ændrer sig undervejs.
  • Vi har udpeget en Risk Manager, der fungerer som en uafhængig part, der træffer beslutning i spørgsmål vedrørende etik og risiko. Risk Manager kan om nødvendigt nedsætte en arbejdsgruppe eller inddrage direktion og bestyrelse i sin vurdering.
  • Når vi anvender underleverandører eller freelancere, indgår vi en skriftlig aftale, der beskriver deres hhv. vores ansvar, herunder at de har pligt til at efterleve vores faglige og etiske retningslinjer. Hvis vi ikke har mulighed for at foretage en faglig kvalitetssikring af underleverandørens arbejde, skal vi gøre vores kunde opmærksom på dette.
  • Der etableres en whistleblower-ordning, så medarbejdere, kunder og andre kan melde uetisk adfærd anonymt. Indkomne henvendelser håndteres af Risk Manager med rapportering til bestyrelsen.

Vedtaget af ledelse og bestyrelse, Maj 2019.

Oplever du rådgivningsadfærd, der strider imod vores retningslinjer, kan du benytte vores whistleblower.